Dall'esperienza pratica · Thun · in tutta la Svizzera
Non si tratta di casi di studio,
ma di casi reali.
Anonimizzati, perché le aziende mi hanno dato fiducia. Veri, perché sono accaduti proprio così.
Otto storie. Ognuna si conclude con una frase che da allora ripeto continuamente.
Il processo prima della digitalizzazione
17 passaggi. Ora ne restano solo 4.
Una PMI svizzera con 20 sedi desiderava digitalizzare la propria contabilità. Era già «digitale»: si inviavano file PDF. Avanti e indietro. Tra la ricezione della fattura e la registrazione contabile si contavano 17 passaggi manuali.
L’incarico più ovvio sarebbe stato quello di automatizzare queste 17 fasi. Uno strumento avrebbe potuto farlo. Avrebbe completato molto rapidamente 17 fasi superflue.
Non ne ho digitalizzato nemmeno uno. Prima ho cercato di comprenderlo. Poi l’ho semplificato. Infine l’ho automatizzato.
Ciò che è rimasto sono state quattro fasi. Gli altri tredici non erano mai serviti a nessuno. Semplicemente, non ci aveva mai fatto caso nessuno.
Gestione
Due reparti. Un unico budget.
Improvvisamente sulla stessa lunghezza d’onda.
Un’azienda svizzera con un reparto IT interno: sviluppo e assistenza. Il responsabile dello sviluppo dirigeva di fatto l’intero reparto IT. Era lui a dettare la direzione da seguire — e a giudicare il reparto che doveva fare i conti con i suoi errori.
Il reparto di sviluppo consegnava il prodotto. Nessun passaggio di consegne, nessuna documentazione. Il reparto di assistenza veniva a conoscenza delle novità solo quando chiamava il primo utente.
Chi poteva andarsene, se ne andò. Alla fine anche il responsabile del team di assistenza. Poi sono arrivato io.
Avrei potuto organizzare un workshop sulla collaborazione. Entrambe le cose aiutano quando le persone non si capiscono. Qui si capivano benissimo.
Invece ho modificato le regole.
Un budget comune per entrambi i reparti. Un sistema di ticket che rendesse visibile l’origine di un errore. Accordi sugli obiettivi di prestazione per entrambe le parti — anche per il reparto di sviluppo. Da quel momento in poi, un bug costava al reparto di sviluppo il proprio budget.
Le persone non lavorano l'una contro l'altra perché sono cattive. Né perché sono incapaci. Lo fanno perché la struttura le premia. Cambiate la struttura.
Il coraggio di interrompere
Due implementazioni di sistemi ERP.
Ne ho interrotta una.
Due aziende, budget simili. Nella prima abbiamo analizzato i processi per tre mesi prima che qualcuno configurasse il sistema. Funziona ancora oggi.
Nella seconda si voleva andare veloci. Dopo sei mesi il sistema era operativo. Ma nel frattempo il personale continuava a lavorare su Excel.
Nessuno strumento al mondo sostituisce un processo che non esiste.
Un «no» sincero mi costa un incarico, ma vi fa risparmiare molto di più.
Soluzioni semplici
Le notti si sono ridotte a due ore.
Ogni anno lo stesso voluminoso raccoglitore, poco prima della chiusura. Notti intere di lavoro manuale affinché ogni squadra riceva il proprio cartellino.
Quando ho rifatto il sito web, ho aggiunto un backend. Una spunta per ogni squadra. Un clic genera tutti i cartellini in formato PDF.
La soluzione non era complicata. Solo che prima nessuno si era chiesto cosa succedesse effettivamente.
Architettura anziché hardware
Il server sul campo sportivo.
Cronometraggio in occasione di eventi sportivi. Il server veniva trasportato in ogni sede di gara — nelle piscine, nei palazzetti dello sport. Nessun dispositivo resiste a lungo a tali condizioni.
La soluzione non era una macchina più costosa. Si trattava di postazioni di lavoro portatili con dischi rigidi in mirroring e un hypervisor. Un modello per ogni disciplina sportiva.
Un tempo ci volevano ore per la configurazione. Oggi: si carica il modello e si parte.
Riserva
Una riserva che non è tale.
I laptop di ricambio giacevano nell’armadio. Quando servivano, occorrevano prima due ore di aggiornamenti.
Le immagini ora girano come macchine virtuali su un hypervisor, aggiornate 24 ore su 24. Basta collegare il disco rigido e caricare l’immagine.
Minuti anziché ore. Una riserva che rimane a prendere polvere nell’armadio non è tale.
Sovranità digitale
Volevano riavere il controllo della propria infrastruttura IT.
Nessuno sapeva più come fare.
L’esternalizzazione avvenne per fasi. Inizialmente i propri server si trovavano in un centro dati. Successivamente l’attività fu trasferita all’estero. Al successivo cambio di hardware, i server furono spostati fisicamente. Alla fine, tutto era nel cloud.
Ogni singolo passo era giustificabile. Nel loro insieme, hanno portato a un’azienda che non sapeva più come funzionasse il proprio sistema informatico.
Analisi della situazione. Valutazione realistica. Ricostruzione graduale.
Non si ottiene mai lo stesso risultato. I server rimangono altrove — per questo occorrono persone che sappiano gestire ciò che è in mano ad altri.
Non si riprende ciò che si è dato via. Si costruisce qualcosa di nuovo.
Esperienza a livello di gruppo
I colleghi sono venuti
a osservare.
Molti anni nella sede centrale europea di una delle più grandi aziende al mondo. A un certo punto sono arrivati colleghi da altri paesi per vedere come lavoriamo.
Non c’era alcun trucco. Processi chiari, responsabilità ben definite — e un reparto IT che non si limitava a risolvere i ticket, ma comprendeva il business.
Lo stesso approccio funziona nelle PMI. Lì, infatti, è ancora più urgente.
Il primo passo
Prima capire.
Poi decidere.
Un colloquio in cui ascolto e pongo domande. Se vedo che non avete bisogno di me, ve lo dirò.